OOST-PHILA

Ruildienst - Reglement

1. Opname in de ruildienst
   1. Iedere aangesloten kring bij Oost-Phila, in regel met zijn lidgeld, kan toetreden tot de ruildienst.
   2. De aanvraag tot opname geschiedt schriftelijk door de voorzitter van de aanvragende kring. Deze aanvraag wordt gericht aan de ruilmeester van Oost-Phila en zal de volgende inlichtingen bevatten:
      • juiste benaming van de kring;
      • naam van de verantwoordelijke ruilmeester, met het juiste adres waar de ruilzendingen zichzullen bevinden;
      • IBAN nummer van de rekening waarop eventuele stortingen van Oost-Phila moeten geschieden.
      Alle wijzigingen hieromtrent dienen onmiddellijk aan de ruilmeester van Oost-Phila kenbaar gemaakt.
   3. . Door ondertekening van het bericht van ontvangst, bevestigen de voorzitter en de ruilmeester van de aanvragende kring kennis te hebben genomen van het huidig reglement en verbinden ze zich ertoe het stipt na te leven.
   4. De kontakten aangaande alle ruilverrichtingen geschieden tussen de ruilmeester van Oost-Phila en de ruilmeester van de kring.
2. Inleveren van de ruilboekjes
   5. Gebruik de keuzeboekjes van Oost-Phila of van een zelfde formaat en uitvoering. Het aantal boekjes dat de kringen mogen insturen is onbeperkt.
   6. Het overhandigen van boekjes geschiedt uitsluitend door de ruilmeester of verantwoordelijke van de kring.
   7. Iedere zending is vergezeld van een volledig gedetailleerde opgave, opgemaakt in dubbel exemplaar, waarop wordt vermeld :
      • de datum van de inzending;
      • het totaal aantal ingezonden boekjes;
      • nummer en de juiste waarde van ieder boekje op het ogenblik van de inzending;
      • de totale waarde van de inzending.
   8. Het samenstellen van de ruilboekjes.

      De ruilboekjes dienen met zorg opgemaakt te worden en zullen aan volgende voorwaarden beantwoorden:

      1. afzonderlijke postzegels kunnen over één of meerdere vakjes geplaatst worden met goede volledige klevers (zg. scharniertjes) of onder kristalband, zodanig dat iedere zegel volledig zichtbaar blijft en dit binnen de vakjes. Reeksen postzegels, postwaardestukken of brieven worden in een volledig doorzichtige omslag gestoken. De omschrijving (catalogusnummer, …) en de netto prijs wordt ook op deze omslag vermeld.
      2. enkel op de met vakjes bedrukte zijde mogen zegels of poststukken gekleefd worden. In geen geval mogen zegels op de andere zijde van het blad aangebracht worden, dit om beschadigingen te vermijden.
      3. voor afzonderlijke (in de vakjes passende) zegels wordt in de voorziene vakjes het catalogusnummer, de quotering en de gevraagde prijs vermeld. Voor poststukken wordt de netto prijs ook steeds op de bladen vermeld. Voor Belgische postzegels wordt bij voorkeur de Officiële Catalogus gebruikt. Voor buitenlandse zegels wordt in België meestal de Yvert-catalogus gebruikt. Bij gebruik van andere catalogi wordt dit expliciet vermeld. Er wordt gesuggereerd op de buiten kaft de gebruikte catalogus te vermelden, bv. O.C. 2018, Yvert 2018 of Michel digitale catalogus.
      4. in de ongebruikte vakjes moet door de inzendende kring de vermelding "Leeg” genoteerd worden of het vakje doorstrepen en met hun eigen clubstempel afgestempeld, waarbij evenwel geen rode inkt mag gebruikt worden.
      5. er mogen uit de boekjes, voor inlevering, geen zegels voor ”eigen uitnamen” genomen worden.
      6. een vakje dat reeds afgestempeld werd, mag onder geen enkel voorwendsel opnieuw van een zegel voorzien worden.
      7. de minimum waarde per aangeboden zegel heeft minstens de verkoopwaarde van 5 eurocent. Bij uitzondering wordt het in omloop brengen van boekjes met een mindere waarde per zegel wel toegestaan, voor zover alle zegels uit dat boekje aan dezelfde eenheidsprijs worden aangeboden.
      8. ieder blad zal genummerd zijn en moet bovendien de totale waarde per horizontale lijn vermelden, alsmede onderaan de totale waarde van het blad. Deze laatste som moet overgedragen worden op de samenvattende lijst achterin het boekje welke tevens de totale waarde van het boekje vermeldt.
   9. Het blijft in de eerste plaats aan de ruilmeester van de kring en vervolgens deze van Oost-Phila vrij, om ruilboekjes te weigeren die niet aan bovenvermelde eisen beantwoorden.
3. Het rondsturen van ruilzendingen
   10. De ruilzendingen worden na afspraak met de ruilmeester van Oost-Phila gebracht en afgehaald, tegen ontvangstbewijs. Elke binnengebrachte zending wordt nageteld op het aantal boekjes en nagekeken op eventuele gebreken.
   11. Iedere kring wordt daarna verantwoordelijk gesteld voor de ontvangen zendingen.
   12. De zendingen mogen enkel en alleen tijdens de vergaderingen van de kringen aan hun leden ter inzage gegeven worden. Onder geen enkel voorwendsel mogen ruilboekjes aan de leden ter inzage meegegeven worden naar huis.
   13. Iedere zending, uitgaande van de ruildienst Oost-Phila, wordt vergezeld van een “begeleidingsformulier”, in dubbel exemplaar, waarop voorkomt :
       • de datum van de zending;
       • het totaal aantal boekjes;
       • een lijst met de volgorde der boekjes;
       • de datum waarop de zending dient terugbezorgd te worden aan de ruilmeester van Oost-Phila.
   14. De door uitname vrijgekomen vakjes in de ruilhoekjes moeten met de eigen clubstempel of Oost-Phila-stempel afgestempeld worden.
       Het bedrag van de totale uitname per boekje wordt in de daartoe bestemde kolom van het ”begeleidingsformulier” ingevuld.
       Een exemplaar van dit formulier zal bij de terugbezorging van de ruilboekjes aan de ruilmeester van Oost-Phila bezorgd worden en het dubbel blijft in het bezit van de kring.
   15. Het totaal bedrag van de uitname dient hetzij binnen de acht dagen na de terugbezorging op de bankrekening van de ruildienst Oost-Phila overgemaakt te worden, hetzij contant bij de terug-bezorging betaald worden aan de ruilmeester van Oost-Phila.
   16. Een zending mag niet langer in het bezit van een kring blijven dan de vermelde datum op het ”begeleidingsformulier” (zie art. 13), dit teneinde de rondzendingen alsook de uitbetalingen aan de inzenders van de boekjes, niet te hinderen.
   17. Zegels vervangen is ten strengste verboden. Zo dergelijke overtreding wordt vastgesteld zal aan de betrokken kring de betaling van de vervangen zegels geëist worden.
       Bovendien zal de ruilmeester van Oost-Phila, de voorzitter van de betrokken kring, alsook de voorzitter van Oost-Phila, onmiddellijk hiervan op de hoogte brengen.
       Deze overtreding zal de uitsluiting uit de ruildienst voor gevolg hebben.
   18. Iedere zending dient steeds zorgvuldig verpakt te worden en vochtvrij te worden gehouden. Onzorgvuldigheden door toedoen van de kringen worden door deze vergoed.
4. Algemeenheden
   19. De uitbetalingen aan de kringen geschiedt 1 maal per jaar en dit in de loop van de maand september.
       Bij de jaarlijkse uitbetaling wordt door de ruilmeester van Oost-Phila een voorlopige afrekening, gedetailleerd per boekje, opgemaakt.
       Op elke uitbetaling wordt door de ruildienst van Oost-Phila 5% afgehouden voor de dekking der onkosten.
   20. Ingeval van nalatigheid in verband met de bovenvermelde artikelen, zullen volgende sancties worden toegepast onder de volgende procedure :
       • door de ruilmeester Oost-Phila wordt een vermaning gestuurd aan de ruilmeester van de betrokken kring met een kopie aan de voorzitter van deze kring;
       • aanhoudende nalatigheid wordt aan het bestuur van Oost-Phila kenbaar gemaakt, hetwelk zal beslissen over de te nemen maatregelen.
   21. Alle vergissingen of onregelmatigheden moeten in de kortst mogelijke tijd door de respectievelijke ruilmeesters onderling kenbaar gemaakt worden en dienen zo vlug mogelijk opgelost te worden.
   22. Bij verlies van een zending of van een boekje in een kring draagt deze kring de volledige verantwoordelijkheid en zal ook de resterende waarde ervan vergoeden.
   23. De ruildienst fungeert van 1 september tot 30 juni.
       Na deze datum worden definitieve afrekeningen opgemaakt en aan de inzendende kringen overgemaakt.
       De kringen welke boekjes ingeleverd hebben moeten voor 1 juni aan de ruilmeester van Oost-Phila laten weten of ze hun ingezonden boekjes wensen terug te ontvangen. Zonder schriftelijk bericht blijven deze gedurende 3 jaar in omloop.
   24. De definitieve afsluiting van de boekhouding over het ruiljaar geschiedt voor 31 juli.
       De rekeningen worden voor nazicht voorgelegd aan de toezichthouders, aangesteld door de jaarlijkse Statutaire Vergadering van Oost-Phila.
   25. Onderhavig reglement wordt op voorstel van het bestuur van Oost-Phila op de algemene vergadering van 23 juni 2018 ter goedkeuring voorgelegd en treedt onmiddellijk in voege.